初めて学ぶ!クラウド会計ってどんなもの?

「日々の経理業務を効率化させたい」「隙間時間に経理作業を行いたい」そんな希望をお持ちの方々におすすめなのがクラウド会計ソフトです。ただ、クラウド会計を使ったことがない方にとっては「会計ソフトのオンライン版?」というくらいのイメージしかないかもしれません。

クラウド会計は日々進化を続け、今や会計ソフトの枠組みを超えて、経理・人事・総務などのバックオフィス業務の効率化に貢献するものになっています。

クラウド会計とは?

時代はクラウド会計へ

従来から使用されているインストール型の会計ソフトでは、購入した会計ソフトをパソコンにインストールして使用してきましたが、クラウド会計ではサービスを提供する会社に使用料を支払い、会計ソフトをインストールすることなく、インターネットを通じて使用します。

例えば、スマートフォンを使ったオンラインゲームではソフトをダウンロードすることなくログインするだけで遊ぶことができますが、クラウド会計もこれと同様にインターネットでログインするだけで使用することができます。

また、特定のパソコンに会計ソフトをダウンロードするわけではないので、会社のパソコンだけではなく、自宅のパソコンやスマートフォン、タブレットなどから操作することも可能です。

株式会社MM総研の「クラウド会計ソフトの利用状況調査」によれば、会計ソフトを使用している個人事業主ののうち、2018年3月末14.7%、2019年3月末18.5%がクラウド会計を使用していると報告されており、会計ソフトは徐々にクラウド会計へとシフトしていることが伺えます。

クラウド会計にできること

クラウド会計は単に記帳ソフトという枠組みを超えて、請求書の発行や受領、経費精算、人事労務管理など周辺業務と一体化したシステムが構築されており、銀行やクレジットカードなどの外部データとも連携することによって、経理処理の省力化を実現しています。

クラウド会計にできることのイメージ

クラウド会計のメリット・デメリット

クラウド会計のメリット

クラウド会計のメリット

メリット1:銀行やカード、他のシステムと連携して業務の省力化ができる

クラウド会計のメリットの一つには何と言っても、ネットバンキングやクレジットカードなどとの連携、請求書発行、債権債務管理、経費精算、人事労務データなどと一体化することによって、マニュアル作業の自動化や二度手間を解消できることがあります。幅広い範囲で業務の省力化を図れることはクラウド会計の大きな魅力です。

メリット2:データバックアップが不要

会計データは会社にとって非常に重要度の高いものですので万が一にも紛失ということはあってはなりません。そのため会計データをパソコンに保存している場合には外部の記憶媒体にバックアップしておく必要がありますが、クラウド会計では専門知識を持った運営業者によってデータが保管されるためそのような作業が不要になります。

メリット3:インターネット環境であれば様々な端末から使用可能

インストール型の会計ソフトではインストールしたパソコンでのみ使用できましたが、クラウド会計ではパソコンへのインストールが不要なため、インターネットに接続できる環境であればパソコン、スマートフォン、タブレットなどお好きな端末から使用することが可能です。

メリット4:いつでも最新版が使える

インストール型の会計ソフトではバージョンアップの都度、更新作業が必要になりますが、クラウド会計ではサービスを提供する会社によって常に最新版が提供されているため、ユーザーはログインするだけで常に最新のものが使用できます。また、更新処理漏れといったリスクもなくなります。

メリット5:顧問税理士とリアルタイムでデータ共有できる

クラウド会計はクラウドでつながっているため、顧問税理士との紙やデータでのやり取りが不要になります。顧問税理士はクラウド会計のログインするだけで自社の会計帳簿を確認できるため、リアルタイムでのデータ共有が可能になります。

クラウド会計のデメリット

クラウド会計のデメリット

デメリット1:ランニングコストが必要

クラウド会計は買い切りのインストール型会計ソフトとは異なり、月額又は年額の使用料を支払ってサービスを使用する必要があります。導入後のランニングコストはクラウド会計のデメリットと言えるかもしれません。

デメリット2:インターネット環境になければ使用できない

インターネット接続をしてサービスを使用するため、当然ながらインターネット環境にない場合には使用できません。したがって、インターネット環境にない場所では使用できません。

デメリット3:権限の管理により注意が必要

クラウド会計ではIDとパスワードさえあれば社外の端末からでもログインすることが可能ですが、権限管理には従来以上の注意が必要になります。

クラウド会計をおすすめする方

クラウド会計をおすすめする方

クラウドの選び方

クラウド会計を選ぶポイント

クラウド会計を選ぶポイント

ポイント1:信頼できる実績があるか?

クラウド会計は会社の大切な会計データを作成し管理するソフトです。セキュリティに不備があったり、作成データが法令の要件を満たしていないなどということはあってはなりません。信頼できる実績がある運営会社のクラウド会計を選ぶべきでしょう。

ポイント2:自社の取引先銀行、クレジットカードなどに対応しているか?

クラウド会計大きな魅力はネットバンキングやクレジットカード、POSシステムなどからのデータ連動による自動取込ですが、残念ながら全ての銀行やクレジットカード会社、POSシステム等と連動しているわけではありません。自社で使用している(又は使用予定の)システムと連携可能なクラウド会計を選ぶようにしましょう。

ポイント3:経理業務の省力化に必要な機能が備わっているか?

せっかくクラウド会計を導入するのであれば、請求書の発行や債権債務の管理、経費精算、給与システムとの一体化によって経理業務の省力化を図りたいところです。自社の経理業務を省力化できる機能が備わっているかも大切なチェックポイントです。

ポイント4:帳票が使いやすいか?

クラウド会計で経理業務の省力化を図ったものの導入したクラウド会計で提供される帳票が使いづらいため、クラウド会計からデータをダウンロードしてExcelやパワーポイントで作成し直すとなっては本末転倒です。提供されている帳票が使いやすいかも確認しましょう。

ポイント5:サポート体制はしっかりしているか?

様々な機能が付加されているクラウド会計も機能も慣れるまでには暫く時間が必要です。分からないことや困ったことがある場合にスピーディーにサポートしてもらえる体制が整っているかもクラウド会計選びでは大切なポイントです。

おすすめクラウド会計3選

当サイトのおすすめクラウド会計ソフトを3選をご紹介します。どのソフト高いシェアを誇り信頼できるものです。なお、それぞれの比較についてはクラウド会計3選徹底比較で紹介していますので是非ご覧ください。



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クラウド会計と言えばfreeeというほど有名なソフトです。簿記の知識が無い方でも使えるように工夫されています。


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